BAB I
PENDAHULUAN
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Indonesia merupakan salah satu Negara tropis yang mempunyai sumber daya alam dan budaya yang sangat kaya dan sangat berpotensi dalam dunia industri pariwisata. Salah satu daerah yang sangat berpotensi sekarang ini adalah pulau Lombok. Dimana pulau Lombok adalah salah satu daerah provinsi Nusa Tenggara Barat. Dengan di bukanya secara resmi Bandara Internasional Lombok (BIL) di daerah Lombok Tengah maka akan semakin besar potensi yang ada di daerah Lombok terutama di dalam Industri Parwisata yang ada sekarang ini. Contohnya sekarang ini banyak Hotel, Restaurant, dan tempat-tempat lainnya yang telah maupun yang sedang dalam pembangunan di daerah Lombok. Hal ini membuktikan bahwa daerah Lombok sendiri telah semakin berkembang.
Banyaknya Hotel yang baru ataupun lama yang ada sekarang ini maka akan meningkatkan persaingan, dan oleh karena itu banyak Hotel akan meningkatkan mutu pelayanan mereka agar para tamu yang datang ke Hotel mereka dapat dilayani dengan baik dan semaksimal munkin sehingga dapat memuaskan dan memberi apa yang tamu butuhkan . Untuk dapat melakukan pelayanan yang maksimal banyak dari perusahaan atau Hotel menggunakan sistim informasi yang dapat mempermudah dan mempercepat proses pelayanan sehingga tamu dapat di layani dengan baik, cepat dan benar.
Hotel Holiday Resort Lombok adalah salah satu hotel berbintang yang menggunakan Sistim Informasi sebagai alat atau media untuk mempercepat dan membantu proses pelayanan tamu.
Suatu sistim pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistim dapat di artikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling interaksi saling tergantung satu sama lain dan terpadu.
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
1.2 Rumusan Masalah
Dari uraian di atas penulis dapat merumuskan permasalahan sebagai berikut �Apakah Peranan Sistim Informasi di Front Desk Pada Hotel Holiday Resort Lombok�
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.3.1 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Peranan Sistim informasi Front Desk Di Hotel Holiday Resort Lombok.
1.3.2 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian adalah dapat mengetahui tentang kesulitan yang di temukan oleh penulis pada saat Praktik Kerja Nyata serta mencari solusi yang bisa membantu khususnya tentang Sistim Informasi Front Desk yang di gunakan.
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Secara Teoritis
Hasil penelitian yang di harapkan dapat digunakan sebaagai ilmu pengetahuan bagi mahasiswa dan perkembangan pariwisata.
2. Secara Praktis
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan atau pertimbangan bagi perusahaan atau hotel.
BAB II
Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.1.1 Peranan Informasi
Pentingnya peranan informasi dalam pengelolaan suatu organisasi dalam lingkungan masyarakat informasional merupakan �produk� sebab-akibat. Faktor pemicunya ialah makin majunya masyarakat karena berbagai faktor seperti pendidikan, demokratisasi politik, pembangunan ekonomi, yang membawa serta berbagai macam permasalahan yang bentuk, jenis, dan intensitasnya berbeda dari masa-masa sebelumnya.
2.1.2 Penciptaan Informasi
Menciptakan informasi tidak terlepas dari identifikasi dan penggalian sumber-sumber informasi yang tepat. Sumber-sumber informasi yang dapat dan layak digali sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain karena sangat tergantung pada proses pengambilan keputusan apa yang akan didukunganya dan untuk kepentingan apa informasi tersebut dipergunakan.
Sekarang ini umat manusia sudah berada pada era informasi. Hal itu berarti bahwa informasi sudah menyentuh seluruh kehidupan dan penghidupan, baik pada tingkat individual, tingkat kelompok, dan tingkat organisasi.pada tingkat individu.( Siagian, 2002:16)
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.
Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.
Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen.
Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-aktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik. (Nurhayanto, 2007:9)
2.1.4 Komponen Sistim Informasi yang digunakan pada Front Desk:
1. Perangkat keras / Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. Contohnya seperti: Disket,Perangkat Komputer, Mesin EDC, Telepon, HT, Form/Kertas, Printer, Fax, Mesin Fotochopy dsb.
2. Perangkat Lunak/ Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. Contohnya seperti: Aplikasi Lanmark, Program Komputer lain seperti: Microsoft Word, Microsof Exel dsb
3. Prosedur
Prosedur berperan penting dalam proses sistim informasi karena setiap hotel mempunyai Standar Operation procedure untuk menjalankan operational yang ada di hotel untuk memberikan pelayanan maksimal dan mencapai kepuasan kepada pelanggan. Contohnya seperti: Standar Operasional Prosedur (SOP) yang di gunakan oleh Hotel
4. Orang
Orang yang mengoperasikan sistem informasi, memasukkan data dan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Contohnya seperti; Staff Front Desk Hotel
5. Basis data (database)
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
6. Jaringan Komputer Dan Komunikasi Data
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.contohnya seperti: Kabel, Perangkat Komputer, Jaringan Internet, dsb. (Mahamudu, 2010:1)
2.2 Pengertian Front Desk
Front Desk adalah kantor depan, dalam konteks pengertian hotel, kantor depan merupakan departemen yang letaknya di bagian depan. Tepatnya tidak begitu jauh dari pintu di bagian depan hotel atau Lobby. Area ini merupakan tempat yang paling sibuk di hotel. Dengan lokasi di bagian depan maka Front Office, sebagian hotel menggunakan istilah yang berbedayaitu Guest Service Area (area pelayanan tamu)
2. 2.1 Fungsi Front Desk
Front Desk atau Kantor depan memiliki fungsi-fungsi penting dalam menyelenggarakan hotel secara menyeluruh. Fungsi tersebut meliputi:
1. Menjual kamar ( Reservasi, Check-in dan Check-out)
2. Menangani informasi mengenai produk dan pelayanan dan informasi umum di luar
3. Mengkoordinasi peelayanan tamu ( mengkoordinasi pelayanan dari departemen lain hotel)
4. Melaporkan status kamar ( status kamar dapat di-update secara manual atau komputerize
5. Mencatat pembayarab tamu ( guest bill/guest folio/guest account )
6. Menyelesaikan pembayaaran tamu ( pada saat check out )
7. Menyusun riwayat kunjungan tamu (untuk tujuan peningkatan pelayanan)
8. Menangani telepon, pesan, faximili dan e-mail
9. Menangani barang tamu dan barang-barang bawaannya
2.2.2 Peranan Front Desk
Departemen kantor depan mengemban misi yang sangat vital bagi keberhasilan bisnis hotel. Sebab produk yang menjadi pendapatan utama ( main revenue/income ) hotel dari kamar. Sedangkan pendapatan terbesar kedua adalah dari makanan dan minuman ( Food & Beverage ).
Peranan Kantor Depan bagi hotel antara lain :
1. Kesan pertama sekaligus kesan terakhir bagi tamu yang menginap di hotel
2. Sebagai pusat sarafnya hotel
3. Sebagai pusat komunikasi
4. Menjaga hubungan dengan tamu dan departemen lain di hotel
5. Urat nadi utama sebuah hotel
6. Konter informasi bagi tamu
7. Sumbunya hotel
8. Pusat koordinasi pelayanan hotel
9. Konter informasi bagi tamu
10. Sumber informasi potensial bagi penjualan dan pemasaran hotel
Peranan kantor depan yang demikian penting menyebabkan departemen tersebut di beri sebutan yang menggambarkan pusat di mana sebuah departemen lan tergantung padanya. Tanpa kantor depan aktivitas menjadi terganggu. Bahkan pada akhirnya roda perputaran produk dari pelayanan akan terhenti. Demikian halnya dengan kesan pertama dan terakhir yang akan menentukan hasrat dan motivasi tamu untuk kembali lagi atau tidak ke hotel. (Bagyono, 2006:21)
BAB III
METODE PENELITIAN
Dalam penelitian ini penulis menggunakan beberapa metode yaitu :
3.1 Metode Observasi
Observasi adalah metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala yang tampak pada obyek penelitian ( Hadari Nawawi, 1983:100)
Metode observasi di gunakan dengan alasan agar penelitian dapat melihat secara langsung tentang gejala-gejala yang dapa terjadi di lokasi penelitian sehingga data yang di peroleh lebih akurat dan actual.
Adapun data yang ingin diperoleh melalui metode observasi adalah data-data tentang situasi dan kondisi hotel termasuk di departemen Front Desk , suasana kerja, standar operasional prosedur yang di gunakan, sistim informasi yang digunakan Front desk.
Prosedur penggunaan metode observasi adalah dengan cara :
1. Melakukan pengamatan secara langsung ke lokasi penelitian
2. Melakukan pencatatan secara sistematis terhadap gejala yang di teliti
3.2 Metode Interview atau Wawancara
Wawancara adalah metode pengumpulan data dengan jalan mengadakan wawancara tatap muka antara orang yang memberikan pertanyaan dengan yang diberikan pertanyaan dan di selidiki.
Alasan peneliti menggunakan metode wawancara adalah untuk mengetahui kemampuan berkomunikasi dalam mengemukakan pendapat, keadaan emosional seseorang, dan meendapatkan informasi-informasi lain secara detail.
Data yang ingin di peroleh dengan metode ini adalah tentang peranan sistin informasi yang di gunakan Front Desk.
Data-data tersebut diperileh dengan cara melakukan tanya jawab baik secara langsung ( terpimpin ) maupun tidak langsung ( tidak terpimpin )
Adapun alat yang di gunakan untuk metode wawancara adalah :
1. Lembaran yang berisi butir-butir pertanyaan yang telah di siapkan sebelumnya
2. Tape recorder untuk merekam
3.3 Metode Dokumenter
Dokumenter adalah metode pengumpulan data dengan cara mendokumentasikan hasil observasi baik berupa kejadian atau peristiwa di lokasi penelitian dalam bentuk gambar atau foto yang berkaitan dengan penelitian
Metode dokumenter di gunakan dengan alasan agar data yang diperoleh tepat, tingkat validitasnya tinggi dan praktis.
Adapaun data-data yang digunakan dengan metode ini adalah gambar atau foto-foto buah yang didekorasi, palatan kerja, serta dokumen-dokumen tertulis yang ada kaitannya dengan Sistim Informasi yang di Gunakan Front Desk.
Alat yang di gunakan untuk memperoleh data penelitian adalah foto atau camera. ( metode penelitian. Moh Nasir. 1985;236 )
3.4 Metode Analisis Data
Metode penelitian yang di maksud adalah suatu cara atau langkah-langkah kegiatan ilmiah dengan kegiatan ilmiah dengan menggunakan instrument atau alat-alat penelitian mulai dari tahaap pengumpulan data, pengolahan dan analisis data sampai dengan menganalisis data yang telah di kumpulkan.
Maka penulismenggunakan tekhnik analisis deskriptif kualitatif yaitu dengan cara menggambarkan, memaparkan secara jelas tentang semua hal tau peristiwa ( data ) maupun proses tentang Sistim Informasi yang digunakan Front Desk di hotel Holiday Resort Lombok.
Selanjutnya digambarkan dalam bentuk kalimat-kalimat. Dari hasil analisis data akan di dapatkan gambaran yang jelas sehingga permasalahan yang diangkat dalam penelitian dapat di carikan solusi atau jawabannya. (Suharsimi Arikunto, 1996 : 12).
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, suharsimi, 1996. Prosedur penelitian. Jakarta, Rineka cipta.
Bagyono, 2006. Teori dan Praktek Hotel Front Desk, Alfabeta, Bandung.
Gunartha, Ekaputra,2000. Metode Penelitian, Univ. Mataram
Magaline, Ferdinan, 2010, Sistim Informasi, //apr1_si.comuf/konsep.phd, URL: http//www.chvoong.com
Nurharyanto, Ak , 2007, Sistim Informasi Manajemen, Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP. Modul Diklat Sertifikasi JFA Tingkat Ketua Tim
Sugiarto, Endar Ir, MM, 2004, Operasional Kantor Depan Hotel,PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Siagian, Sondang 2002, P. Prof. Dr, M.P.A, Sistim Informasi Manajemen, PT Bumi Aksara
